Een compleet overzicht van de functionaliteit van Q_Relatie vindt u in de whitepaper. U kunt deze downloaden op de ::downloads pagina.
Basisscherm relaties
Q_Relatie werkt met het principe van basisschermen. Een basisscherm toont de voor de gebruiker meest relevante informatie over een relatie en dient als startpunt voor alle vervolgfunctionaliteit, zoals bijvoorbeeld het beheren van de adressen, contactpersonen en contacten van de relatie.
Uitgebreide zoekfuncties
'Grenzeloos zoeken en selecteren'
Q_Relatie bevat een krachtig zoek- en selectiemechanisme. In tegenstelling tot veel andere pakketten stelt Q_Relatie u in staat op nagenoeg alle (combinaties van) gegevens een relatie te vinden of een groep relaties te selecteren. U kunt een selectie direct gebruiken (voor bijvoorbeeld een mailing of export) of opslaan onder een naam. Opgeslagen selecties kunt u beheren door bijvoorbeeld deze op een later moment te verversen, door selecties samen te voegen of handmatig te bewerken.
Bewaren en beheren van selecties
Op basis van ingevoerde zoekcriteria kan een groep relaties in de vorm van een selectie worden bewaard. Met deze selectie kunt u op ieder moment een mailing, overzicht of een export naar Excel maken. Selecties die u bewaart kunt u op ieder moment verversen met de actuele gegevens uit het systeem.
Een bewaarde selectie kan handmatig worden aangepast, in die zin dat er relaties aan kunnen worden toegevoegd of uit kunnen worden verwijderd. Daarnaast kunnen verschillende selecties worden samengevoegd.
Mailings & individuele correspondentie
Op basis van een selectie en een koppeling met Microsoft Word kunnen mailings worden uitgevoerd. Op dezelfde wijze kunnen e-mailmailings worden vervaardigd, waarbij gepersonificeerde e-mails worden verzonden.
Selecties zijn ook te gebruiken voor het exporteren van gegevens naar Microsoft Excel. Op basis van zogenaamde exportformaten zijn op maat gesneden exportbestanden te vervaardigen, bijvoorbeeld om te koppelen met andere applicaties.
Vanuit het relatiebeheersysteem kan in de vorm van een 'contact' eenvoudig een Word-document worden gegenereerd. Q_Relatie bewaart de link naar dat document en kan het bestand zelfs in de database worden geladen. Vanuit het systeem kunnen de betreffende documenten later weer benaderd en eventueel bewerkt worden.
Standaard overzichten
Binnen Q_Relatie zijn verschillende standaardrapporten beschikbaar waarmee de geregistreerde gegevens kunnen worden weergegeven en afgedrukt. Veel van deze rapporten kunnen worden gekoppeld aan een selectie zodat alleen gegevens van de geselecteerde groep relaties worden afgedrukt. Rapporten, die worden vervaardigd met behulp van Oracle Reports of op basis van exportformaten, kunnen onbeperkt worden toegevoegd aan het pakket.
Contactbewaking
Per medewerker kan een overzicht worden gegeven van de contacten die in een bepaalde periode gepland of uitgevoerd zijn.
Taakbeheer
Voor het managen van de werkvoorraad kunnen taken worden beheerd. Taken kunnen gekoppeld zijn aan een relatie of contactpersoon, maar noodzakelijk is het niet. Taken zijn veelal gekoppeld aan een gebruiker, maar ook dat is niet noodzakelijk.
Bij het voltooien van een taak kan automatisch een contact worden gegenereerd.
Een gebruiker kan aangeven of, en zo ja voor welke taken hij/zij per e-mail een herinnering wenst te ontvangen.
Ruitermechanisme
Een of meer zelf te definieren ruiters, ook wel kenmerken genoemd, zijn vrij te koppelen aan relaties en aan contactpersonen. Op basis van de toegekende ruiters kan op zeer eenvoudige wijze een selectie worden gemaakt om bijvoorbeeld een mailing uit te voeren.
Importeren van gegevens
Voor het importeren van relatiegegevens uit andere bronsystemen (bijv. bij conversies of periodieke interfacing) bevat Q_Relatie zogenaamde "open interfacetabellen". Deze tabellen kunnen door externe toepassingen / scripts worden geladen, waarna standaard functies van Q_Relatie de importgegevens verwerken.
Een controlescherm geeft precies aan wat het resultaat is van een uitgevoerd importproces. Indien hierbij fouten zijn vastgesteld, kunnen deze fouten eventueel worden hersteld waarna de betreffende records in een volgend importproces weer worden meegenomen.
Ontdubbelen van relaties
Q_Relatie beidt functionaliteit om mogelijk dubbele relaties te onderkennen en vervolgens te verwerken, bijvoorbeeld door als mogelijk dubbel gesignaleerde relaties als niet dubbel aan te duiden, of door 2 relaties samen te voegen.
Het signaleren van mogelijk dubbele relaties vindt plaats op basis van naam- en adresgegevens. Een score geeft aan in welke mate relaties mogelijk dubbel zijn.
Autorisatiefuncties
Q_Relatie is voorzien van een standaard autorisatiemodule waarmee aan gebruikers verschillende soorten toegang kan worden gegeven.